Hybrid Event ทางรอดใหม่ของออแกไนเซอร์ การจัดงานที่ผสานโลกออนไลน์และออฟไลน์เข้าด้วยกัน

หลายคนคงเคยตั้งคำถามว่า ในยุคที่สถานการณ์โควิด-19 ยังไม่คลี่คลาย ผู้คนไม่สามารถออกมาใช้ชีวิตแบบอิสระดังเดิมได้แบบ 100% และ ถึงแม้ว่าสถานการณ์ในวันข้างหน้าจะมีแนวโน้มดีขึ้น แต่เมื่อพฤติกรรมการใช้ชีวิตของผู้บริโภคเปลี่ยนไป ธุรกิจของเราจะอยู่ตลอดรอดฝั่งหรือไม่? 

มาตรการรักษาความปลอดภัย ที่ไม่สอดคล้องกับหน้าที่และอาชีพ โดยเฉพาะธุรกิจประเภท การจัดการงานอีเวนต์ต่าง ๆ ที่ต้องอาศัยการใช้สถานที่จริงเพื่อทำกิจกรรมบางอย่าง หรือที่เราเรียกกันว่า ‘ออแกไนซ์เซอร์’ 

เทรนด์การบริโภคที่แปรเปลี่ยนไปจากผลสำรวจของ บริษัท เอ็นไวโร ไทยแลนด์ จำกัด  พบว่า กว่า 50% ของผู้คนชอบที่จะทำกิจกรรมอยู่ภายในบ้านมากกว่าที่ออกไปใช้ชีวิตข้างนอก การปรับตัวให้เข้ากับพฤติกรรมของผู้บริโภคจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง หากคุณต้องการขับเคลื่อนให้ธุรกิจได้เดินต่อ จากเดิมที่เคยจัดการงานอีเวนต์ ณ สถานที่จริง ในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสอย่างหนัก หลายแบรนด์เลือกที่จะใช้พื้นที่บนแพลตฟอร์มช่องทางออนไลน์ในการจัดอีเวนต์ หรือที่เราเรียกกันว่า Online Event และมีแบรนด์จำนวนไม่น้อยเลือกที่จะเพิ่มความน่าสนใจด้วยการใช้เทคโนโลยี Virtual Reality (VR) เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการจัดอีเวนต์ที่เราเรียกกันว่า Virtual Event แต่เมื่อสถานการณ์เข้าสู่สภาวะปกติ Hybrid Event หรือ อีเวนต์ผสมผสาน จึงเป็นอีกทางเลือกที่ดีของเหล่าออแกไนเซอร์ ที่สามารถนำมาปรับใช้ให้ธุรกิจโดดเด่นก้าวนำคู่แข่งในโลกที่มีการแข่งขันสูงเช่นนี้ได้อีกด้วย

Hybrid Event คืออะไร

เป็นการผสมผสานการจัดงานอีเวนต์ รูปแบบออฟไลน์ ซึ่งก็คือการจัดงานในสถานที่จริงเพื่อรองรับผู้เข้าร่วมงาน และมีการถ่ายทอดสดในรูปแบบออนไลน์ไปพร้อม ๆ กัน เพื่อรองรับผู้เข้าร่วมงานได้จากทุกที่ทั่วมุมโลก อีกทั้งยังสามารถอาศัยเทคโนโลยี VR AR เข้ามามีส่วนช่วย เพิ่มประสบการณ์ที่แปลกใหม่ได้เป็นอย่างดี 

ประโยชน์ของการจัดงานแบบ Hybrid Event

1.  ควบคุมต้นทุน ประหยัดค่าใช้จ่าย

หากวัตถุประสงค์ของการจัดงานอีเวนต์คือ การที่แบรนด์ต้องการสร้าง Awareness เข้าถึงคนกลุ่มใหญ่ในครั้งเดียว การจัดงานแบบ Hybrid Event นั้นถือว่าตอบโจทย์เป็นอย่างยิ่ง ออแกไนเซอร์ไม่จำเป็นที่จะต้องหาห้องประชุมขนาดใหญ่ใจกลางเมืองราคาสูง เพื่อตอบโจทย์การเข้าถึงคนกลุ่มมากให้วุ่นวาย เพราะคุณจะสามารถเฉลี่ย ผู้เข้าร่วมให้เข้างานได้ทั้งในรูปแบบออฟไลน์ และออนไลน์ในการจัดงานครั้งเดียว นอกจากคุณจะสามารถวางแผนควบคุมต้นทุน และประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดงานได้นั้น ผู้เข้าร่วมงานบางส่วนก็สามารถที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เพื่อออกมาร่วมงาน รวมไปถึงประหยัดค่าที่พักในกรณีที่สถานที่จัดงานอยู่ห่างไกลได้อีกด้วย เรียกได้ว่า ‘ยิงปืนนัดเดียว ได้นกถึงสองตัว’ 

2.  เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้น 

การเดินทางไกลเพื่อเข้าร่วมงาน และสภาพการจราจรที่ติดขัดจะไม่เป็นปัญหาหลักต่อผู้เข้าร่วมงานอีกต่อไป ทั้งนี้ช่องทางออนไลน์จะเป็นแผนสำรองให้กับผู้คนที่ต้องการเข้าร่วมงานจริงแต่เกิดเหตุฉุกเฉินไม่สามารถเดินทางมาร่วมงานยังสถานที่จริงได้อีกด้วย อีกทั้งช่องทางออนไลน์สามารถรองรับคนได้มากเท่าที่คุณต้องการ ลืมเรื่องความแออัด และเบียดเสียดกันภายในงานจริงไปได้เลย ซึ่งข้อดีของการจัดอีเวนต์รูปแบบ Hybrid นี้จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานของคุณที่อยู่ห่างไกลจากสถานที่จัดงาน ไม่ว่าจะเป็นต่างจังหวัด หรือต่างประเทศก็สามารถตัดสินใจที่จะเข้าร่วมงานของคุณได้ง่ายมากยิ่งขึ้น 

3.  ช่วยเพิ่มอัตราการมีส่วนร่วมในกิจกรรม

ด้วยเทคโนโลยีของ Hybrid Event ไม่เพียงแต่ผู้ชมที่อยู่ On Ground เท่านั้นที่จะมีส่วนร่วมกับกิจกรรมได้ ผู้เข้าชมทางบ้านก็สามารถเข้ามามีส่วนร่วมได้มากยิ่งขึ้น เช่น การตั้งโพลเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้โหวตแสดงความคิดเห็น หรือเมื่อมีกิจกรรมถาม-ตอบ ผู้ชมอีเวนต์จากทางบ้านส่งคำถามสดเข้ามา วิทยากรจะตอบคำถามได้แบบเรียลไทม์ ให้ผู้คนที่เข้าร่วมงานในห้องประชุม และผู้เข้าร่วมงานแบบออนไลน์ได้รับฟังคำตอบไปพร้อม ๆ กันได้อีกด้วย

4.  อีเวนต์มีความยืดหยุ่นได้สูง

หากเป็นการจัดอีเวนต์ออฟไลน์ทั่วไป การประกาศมาตรการณ์ล็อกดาวน์ คงเกิดความเสียหายแก่แบรนด์ และออแกไนซ์เซอร์ไม่น้อย ทั้งค่าเช่าสถานที่ ค่าจัดเตรียมงาน ค่าอาหารว่า ค่าวิทยากร ฯลฯ การจัดกิจกรรมแบบผสมผสาน จะทำให้งานอีเวนต์ของคุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นหากเกิดเหตุกาณ์ที่คุณไม่คาดคิด หากแบรนด์ไม่สะดวกที่จะส่งสินค้าเข้ามาแสดงโชว์ในงานจริงได้ ก็ยังสามารถที่จะโชว์สินค้าในโซนจัดแสดงรูปแบบออนไลน์ นอกจากนั้นถ้าหากผู้ชมไม่สามารถเข้าร่วมงานในสถานที่จริง ก็ยังสามารถที่จะเข้ามารับชมในรูปแบบออนไลน์ได้นั่นเอง

5.  มีตัวชี้วัดชัดเจน วัดผลได้

เทคโนโลยี Hybrid Event จะทำให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับพฤติกรรมการใช้งาน และการมีส่วนร่วมภายในงานของผู้คนที่เข้าร่วมในรูปแบบออนไลน์ ในขณะที่งานรูปแบบออฟไลน์เพียงอย่างเดียว ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้ เช่น การคลิกโหวตโพล การคอมเมนต์เพื่อถามคำถาม รวมไปถึงการทำแบบสอบถามออนไลน์เพื่อเก็บข้อมูลสำคัญ และ เก็บคะแนนความพึงพอใจได้อีกด้วย 

สรุป

ในปัจจุบัน ออแกไนเซอร์ นอกจากที่จะต้องมีหน้าที่ในการการจัดการงานให้มีประสิทธิภาพ และดำเนินไปได้อย่างไปสะดุดแล้วนั้น การคำนึงถึงพฤติกรรมของผู้บริโภคที่แปรเปลี่ยนไปก็จะช่วยให้คุณเข้าถึงกลุ่มผู้เข้าร่วมงานได้เพิ่มมากยิ่งขึ้น ทว่าเมื่อสถานการณ์ดีขึ้นผู้คนกล้าที่จะออกมาใช้ชีวิตภายนอก เริ่มออกไปร่วมงานต่าง ๆ มากขึ้น แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่ายังมีคนจำนวนไม่น้อยเริ่มที่จะชินกับการไม่ต้องเดินทางไกลออกไปข้างนอก เพราะที่ผ่านมานั้นพวกเขาได้เห็นศักยภาพของเทคโนโลยีที่สามารถเข้ามาอำนวยความสะดวกหลายอย่างได้ Hybrid Event หรือ อีเวนต์ผสมผสาน จึงถือว่าเป็นอีกทางรอดหนึ่งในยุคที่มีการเปลี่ยนผ่านของวิถีการดำเนินชีวิตเลยก็ว่าได้

ที่มา: 

www. vfairs .com

www. aventri .com