3 เทคนิคของการจัดงานสุดปังที่จะทำให้คุณเป็น Game Changer ในแวดวงอีเวนต์

ปัจจุบันอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ มีอัตราการเติบโตอย่างต่อเนื่อง โดยอ้างอิงจากการสำรวจของ Allied Market บริษัทเกี่ยวกับการตลาดระดับโลก พบว่า ในปี 2028 อุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์จะมีมูลค่าสูงถึง $1,552.9 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ อีกทั้งจากการสำรวจของ Eventbrite’s 2023 Event Trends Report พบว่าผู้คนทั่วโลกแบ่งเป็น Gen Y 61% และ Gen Z 63% ต้องการที่จะเข้าร่วมงานอีเวนต์ในปี 2023 ให้มากขึ้น ซึ่งแนวโน้มในการจัดกิจกรรมในปี 2023 นั้น มีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมค่อนข้างมาก หากธุรกิจไหนที่ดำเนินการจัดอีเวนต์แบบเดิมอยู่อาจทำให้ตามไม่ทันในการแข่งขันครั้งนี้ 



บทความนี้ any i มีข้อมูลดี ๆ เกี่ยวกับ 3 เทคนิคของการจัดงานสุดปังที่จะทำให้คุณเป็น Game Changer ในแวดวงอีเวนต์ มาฝากกัน 

3 เทคนิคของการจัดงานที่จะทำให้คุณเป็น Game Changer ในแวดวงอีเวนต์ 

1. การนำ Big Data เข้ามาใช้ในการจัดงานอีเวนต์

 

Big Data คือ ข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกับองค์กรทั้งหมด ซึ่งในปัจจุบันมีการนำ Big Data เข้ามาใช้กันอย่างแพร่หลายในทุกอุตสาหกรรม การนำข้อมูลเข้ามาใช้ในการจัดอีเวนต์นั้นมีประโยชน์ ดังนี้ 

• นักการตลาด หรือนักจัดงาน สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านของการวางแผนจัดอีเวนต์, การสร้างสรรค์กิจกรรม, การวิเคราะห์พฤติกรรมของกลุ่มเป้าหมาย หรือการคาดการณ์สิ่งที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตและวิธีการรับมือภายในงาน เนื่องจากได้รับข้อมูลที่มีรายละเอียดเจาะลึก จากการรวบรวมข้อมูล และถูกนำไปวิเคราะห์ออกมา ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้ เช่น ช่วงเวลาในการใช้งานโซเชียลมีเดียของกลุ่มเป้าหมาย, วิธีการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่ดีที่สุด หรือ การใช้คำโฆษณาแบบใดที่สามารถดึงความสนใจของลูกค้าให้เข้าร่วมงานอีเวนต์ได้ เป็นต้น 
• เข้าใจพฤติกรรมเชิงลึกของกลุ่มเป้าหมาย สื่อสารออกไปได้อย่างตรงจุด การทำ Data Analytics นั้น จะช่วยให้ธุรกิจสามารถเข้าใจได้ถึงพฤติกรรมของผู้บริโภค ทั้ง Pain Point, สิ่งที่ส่งผลต่อการตัดสินใจซื้อ, ลักษณะนิสัยในการใช้งาน รวมไปถึงสามารถวิเคราะห์แนวโน้มสิ่งที่ผู้บริโภคอาจกระทำในอนาคตได้ ทั้งนี้การได้รับข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์อย่างมหาศาลเลยทีเดียว เพราะจะช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างคอนเทนต์ หรือกิจกรรมภายในงานอีเวนต์ออกไปได้อย่างตรงจุด เช่น การสื่อสารแบบไหนที่ลูกค้าชอบ, กิจกรรมแบบใดที่สามารถดึงดูดให้เข้ามามีส่วนร่วมมากที่สุด รวมไปถึงยังช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงประสบการณ์การจัดงาน เพื่อให้กลุ่มเป้าหมายได้รับสิ่งที่ดีที่สุด 
• วางแผนงานได้อย่างราบรื่น และรับมือกับสิ่งที่อาจขึ้นในอนาคตได้ เมื่อได้รับข้อมูลที่ครบถ้วน และตรงจุดมาแล้ว การวางแผนงานจึงไม่ใช่เรื่องที่ซับซ้อนและยุ่งยากมากนัก เพราะธุรกิจสามารถเข้าใจพฤติกรรมและแนวโน้มของผู้ใช้งานอย่างลึกซึ้ง จึงทำให้สามารถวางเป้าหมายได้อย่างชัดเจน รวมไปถึงการวางแผนรับมือกับสิ่งที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น การศึกษาข้อมูลจากการจัดอีเวนต์ในอดีต ว่าปัจจัยใดที่อาจเข้ามาเป็นอุปสรรคต่อการทำงานได้ หรือการศึกษาคู่แข่งก็จะช่วยให้ธุรกิจสามารถอุดช่องว่าง และทำให้งานสมบูรณ์แบบได้มากที่สุด 



2. การนำ AI เข้ามาใช้ในการจัดงานอีเวนต์

จากรายงาน State of AI ประจําปีของ McKinsey หนึ่งในบริษัทผู้ให้คำปรึกษาชั้นนำระดับโลก พบว่า เทคโนโลยี AI ได้เข้ามาดําเนินงานของธุรกิจ ทั้งด้านการขาย และการตลาดเป็นอันดับต้น ๆ อีกทั้ง 70% ยังสามารถเพิ่มรายได้ให้กับธุรกิจ และลดต้นทุนได้ถึง 28% ในด้านอุตสาหกรรมอีเวนต์เช่นกัน การนำ AI (Artificial Intelligence) เข้ามาใช้นั้นสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในทุกขั้นตอน ตั้งแต่ 

• ขั้นตอนการวางแผนงาน (Pre-Event Planning) เช่น การวางแผนงาน ที่สามารถนำ ChatGPT เข้ามาช่วย เช่น การวางแผนประชุม, การจัดการต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย รวมไปถึงไอเดียในการจัดงาน 
• การดำเนินการในวันจัดงาน (Event Day Operations) เช่น การนำ AI เข้ามาช่วยจัดการการลงทะเบียน หรือ การให้ข้อมูลกิจกรรมแก่ลูกค้า ทำให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว แก่ผู้จัดงาน อีกทั้งยังสามารถลดขั้นตอนการทำงาน และทำให้ภายในอีเวนต์ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น   
• การวิเคราะห์ข้อมูลหลังจบงาน (Post-Event Analysis) เช่น ข้อมูลการลงทะเบียน, ข้อมูลการเข้าร่วมงาน, ข้อมูลการแสดงความคิดเห็น หรือข้อมูลการสนทนา เป็นต้น โดยประมวลผลข้อมูลออกมาในเชิงสถิติ และแนวโน้มที่อาจจะเป็นไปได้ของข้อมูล เพื่อวางแผน และปรับปรุงประสิทธิภาพของงานให้ดียิ่งขึ้นในอนาคต 



3. การนำ Event Technology เข้ามาใช้ในกิจกรรม

 

Event Technology คือ เทคโนโลยีต่าง ๆ หรือ เครื่องมือที่นำมาใช้ในการจัดอีเวนต์ ในด้านของการจัดกิจกรรม และการแสดงงานนั้น สามารถช่วยเพิ่มความน่าสนใจ สร้างความโดดเด่นให้แก่กิจกรรมได้ สามารถช่วย สร้างความดื่มด่ำ (Immersive) และมอบประสบการณ์การเข้าชมให้แก่ผู้เข้าร่วมงานได้อีกระดับ เช่น การจัดทำ Event Gamification หรือ การบรรยายเรื่องราวข้อมูลผ่านเทคโนโลยีต่าง ๆ ให้เข้าใจและเห็นภาพมากยิ่งขึ้น โดยมีตัวอย่างเทคโนโลยีที่น่าสนใจ คือ 

• เทคโนโลยี Interactive หรือ สื่อปฏิสัมพันธ์เชิงโต้ตอบแบบเรียลไทม์ ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสัมผัส และ โต้ตอบกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้าได้โดยตรง ทำให้เกิดการมีส่วนร่วม และได้รับข้อมูลต่าง ๆ ผ่านการนำสื่อข้อความ ภาพ วิดีโอ และเสียง มาปรับใช้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างผู้ใช้ กับระบบโปรแกรม ซึ่งเป็นตัวช่วยให้เกิดการเรียนรู้ และตอบกลับในรูปแบบต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น การมองเห็น หรือการสัมผัส เป็นต้น เช่น Interactive Wall, Interactive Floor หรือ Interactive Table เป็นต้น 
• เทคโนโลยี VR (Virtual Reality) คือ เทคโนโลยีเสมือนจริง ที่จำลองสถานการณ์จริงออกมาให้อยู่ในรูปแบบ 3 มิติ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นสภาพแวดล้อมเหมือนจริงได้แบบ 360 องศา โดยจะมีอุปกรณ์การใช้งานที่เรียกว่า แว่นตา VR หรือ VR Headset ที่ช่วยให้เราได้เข้าถึงประสบการณ์ใหม่ ๆ ของโลกอีกใบได้อย่างสมจริง ปัจจุบันมีหลากหลายธุรกิจได้นำมาใช้งานกันอย่างแพร่หลาย เช่น ธุรกิจด้านเกม, กีฬา, การทหาร หรือ การแพทย์ 
• เทคโนโลยี AR (Augmented Reality) หรือ เทคโนโลยีความจริงเสริม เป็นการผสมผสานโลกเสมือน ผ่านการรวมสภาพแวดล้อมจริง (Physical World) กับ วัตถุเสมือน (Virtual) เข้าด้วยกัน และส่งผ่านเทคโนโลยีอุปกรณ์เชื่อมต่อต่าง ๆ เช่น มือถือ แท็บเล็ต เป็นสื่อกลาง ทำให้ผู้ใช้งานสามารถสัมผัสประสบการณ์ที่เสมือนจริง ผ่านการแสดงผลวัตถุต่าง ๆ อยู่บนหน้าจอโดยอาศัยสภาพแวดล้อมในโลกความจริงเป็นหลัก เช่น การให้ข้อมูลผ่านการสแกน QR Code บนแผ่นพับ เป็นต้น 

นอกจาก  3 เทคนิคนี้ ที่จะทำให้คุณกลายเป็น Game Changer ในแวดวงอีเวนต์แล้วนั้น การเรียนรู้ พัฒนาความคิด ไอเดียของนักการตลาด หรือนักจัดอีเวนต์เองก็สำคัญไม่แพ้กัน เช่น การคิดนอกกรอบออกจากบรรทัดฐานเดิม ๆ ศึกษาและสำรวจธีมงานที่ไม่เหมือนใคร การจัดงานในสถานที่แปลกใหม่ หรือการ Collaboration กับองค์กร หรือผู้ร่วมงาน ที่ผู้คนคาดไม่ถึง, การอัปเดตข้อมูลข่าวสารหรือนวัตกรรมใหม่ ๆ และนำมาปรับใช้กับธุรกิจงานอีเวนต์ รวมไปถึงการ Brainstrom และแบ่งปันไอเดียกันภายในทีมได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด ก็จะช่วยให้คุณโดดเด่น และประสบความสำเร็จในการแข่งขันครั้งนี้ได้ 

สรุป 

การที่จะเป็น Game Changer ในธุรกิจอีเวนต์ได้นั้น นักการตลาดหรือนักจัดงาน ควรเรียนรู้เทคนิคที่หลากหลายและเลือกใช้เครื่องมือต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งการนำข้อมูลเข้ามาใช้เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มพฤติกรรมเชิงลึกของกลุ่มเป้าหมาย, การใช้ AI เข้ามาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพ และลดระยะเวลาในการทำงาน, การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการจัดกิจกรรมเพื่อสร้างประสบการณ์เข้าชมให้แก่ผู้ใช้งานได้อย่างเหนือระดับ รวมไปถึงการพัฒนาทักษะการเรียนรู้ การอัปเดตข้อมูลข่าวสารซึ่งเป็นพื้นฐาน หรือเป็นคุณสมสมบัติที่ดีที่นักจัดอีเวนต์ควรมี ที่ช่วยให้งานมีความสร้างสรรค์และแปลกใหม่มากยิ่งขึ้น ซึ่งเมื่อนำทั้งหมดนี้มาประกอบรวมกัน จึงเปรียบเสมือนฟันเฟืองแห่งความสำเร็จที่จะทำให้ธุรกิจสามารถสื่อสาร และสร้างกิจกรรมออกมาได้อย่างตรงจุด และโดดเด่น กลายเป็น Game Changer ในแวดวงอีเวนต์ได้นั่นเอง 

หากท่านใดที่อ่านบทความนี้แล้วสนใจในการนำเทคโนโลยี Interactive หรือ AI เข้ามาใช้ในการจัดอีเวนต์ รวมไปถึงต้องการการขยายธุรกิจด้วยการใช้ Virtual Tech สามารถติดต่อขอรับคำปรึกษาจาก any i ผ่านช่องทางแชทบนหน้าเว็บไซต์ 

Email: khem@anyimedia.com 

ทาง any i ยินดีให้บริการทุกท่านเสมอ 

ที่มา: 

Baseline 

Eventory 

Truelist 

Eventbrite